Accord de traitement des données

Parties et champ

Cet accord lie l'entreprise qui a un compte Qouh (« vous », le responsable du traitement) et 12651696 Canada Inc., 6 Topbank Drive, Toronto, ON M9W 7C2, Canada (« nous », le sous-traitant). Il fait partie des conditions d'utilisation et s'applique chaque fois que nous traitons des données personnelles pour votre compte. Vous l'acceptez avec les conditions ; rien n'est à signer. Pour un exemplaire signé, faites la demande via le formulaire de contact.

Ce que nous traitons, et pourquoi

Nous faisons fonctionner Qouh pour vous tant que votre compte existe : nous conservons, organisons et utilisons les données pour proposer des horaires, planifier les tournées, envoyer confirmations, rappels et invitations, et synchroniser les agendas que vous connectez.

• Les personnes concernées : vos clients (qui réservent via votre page de réservation ou que vous ajoutez) et vos collaborateurs.
• Les données : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses et leur position sur la carte, horaires et notes des réservations, langue de la réservation et données des visites récurrentes.
• Aucune catégorie particulière de données (comme des données de santé) n'est nécessaire ; ne les mettez donc pas dans les notes.

Vos instructions

Nous traitons les données uniquement sur vos instructions documentées : ces conditions, cet accord et ce que vous configurez dans Qouh. Si nous estimons qu'une instruction enfreint le droit de la protection des données, nous vous le signalons. Si une loi nous oblige à traiter des données autrement, nous vous en informons d'abord, sauf si cette loi l'interdit.

Confidentialité

Toute personne de notre côté qui peut accéder aux données est tenue à la confidentialité et n'y accède que lorsque le travail l'exige.

Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32 du RGPD), notamment :

• Des connexions chiffrées (HTTPS) partout.
• Les jetons d'agenda et les secrets de vérification chiffrés au repos ; les mots de passe conservés uniquement sous forme de hachage.
• La vérification en deux étapes pour les propriétaires et les administrateurs, et l'accès aux serveurs limité aux personnes qui les gèrent.
• Les données de chaque entreprise séparées par des règles d’accès vérifiées à chaque requête.
• Des sauvegardes quotidiennes, conservées dans l'UE.
• Les mises à jour de sécurité installées rapidement.

Sous-traitants ultérieurs

Vous donnez une autorisation générale pour les sous-traitants ultérieurs ci-dessous. Nous prévenons les propriétaires de compte par e-mail au moins 30 jours avant d'en ajouter ou d'en remplacer un ; vous pouvez vous y opposer et, faute de solution, mettre fin à votre formule. Chaque sous-traitant ultérieur a les mêmes obligations de protection des données, et nous restons responsables de lui.

• ZAP-Hosting GmbH (Allemagne) : hébergement, dans l’Union européenne (Pays-Bas).
• Cloudflare : le réseau devant le site et la protection contre les attaques.
• Emailit : envoi des e-mails.
• OpenFreeMap : tuiles de la carte ; il voit l'adresse IP de qui charge une carte.
• Google : synchronisation d’agenda, uniquement pour les collaborateurs qui connectent Google Agenda.

Vous aider

Nous vous aidons, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes qui exercent leurs droits (par exemple consulter, corriger ou effacer leurs données), ainsi que pour la sécurité, les analyses d'impact et les questions des autorités lorsqu'elles concernent notre partie.

Violations de données

Si une violation touche vos données, nous vous prévenons sans retard injustifié, et dans les 48 heures après sa découverte, avec ce que nous savons alors, pour que vous puissiez respecter votre propre délai de 72 heures.

À la fin de votre compte

Quand votre compte est clôturé, nous effaçons vos données dans les 30 jours, sauf si une loi nous oblige à les conserver. D'ici là, vous pouvez en demander une copie via le formulaire de contact.

Informations et audits

Nous vous donnons les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons ces obligations, et acceptons un audit par vous ou par un auditeur de votre choix, avec un préavis raisonnable et au plus une fois par an, sauf si une violation ou une autorité en demande davantage.

Données hors de l'UE

Nous sommes une entreprise au Canada, pays dont la Commission européenne reconnaît qu'il protège de manière adéquate les données personnelles. Vos données sont stockées dans l’Union européenne (Pays-Bas). Les sous-traitants ultérieurs situés hors de l'UE et du Canada travaillent en vertu du cadre de protection des données UE-États-Unis ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Responsabilité et droit applicable

La responsabilité est celle prévue dans les conditions d'utilisation, et cet accord suit le même droit. Rien dans cet accord ne limite les droits que les personnes tiennent du RGPD.