Verwerkersovereenkomst

Partijen en toepassing

Deze overeenkomst geldt tussen het bedrijf met een Qouh-account (“jij”, de verwerkingsverantwoordelijke) en 12651696 Canada Inc., 6 Topbank Drive, Toronto, ON M9W 7C2, Canada (“wij”, de verwerker). Ze maakt deel uit van de algemene voorwaarden en geldt telkens wanneer we persoonsgegevens in jouw opdracht verwerken. Je aanvaardt ze samen met de voorwaarden; er hoeft niets ondertekend te worden. Wil je een ondertekend exemplaar, vraag het dan via het contactformulier.

Wat we verwerken, en waarom

We laten Qouh voor je draaien zolang je account bestaat: we bewaren, ordenen en gebruiken de gegevens om boekingstijden aan te bieden, routes te plannen, bevestigingen, herinneringen en uitnodigingen te sturen en de agenda’s te synchroniseren die je koppelt.

• Van wie: je klanten (wie via je boekingspagina boekt of wie je zelf toevoegt) en je medewerkers.
• Welke gegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen en hun plaats op de kaart, boekingstijden en notities, de taal van de boeking en gegevens van terugkerende bezoeken.
• Bijzondere categorieën van gegevens (zoals gezondheidsgegevens) zijn niet nodig; zet ze dus niet in notities.

Jouw instructies

We verwerken de gegevens alleen op jouw schriftelijke instructies: deze voorwaarden, deze overeenkomst en wat je in Qouh instelt. Als we denken dat een instructie de wet op gegevensbescherming schendt, laten we het je weten. Als een wet ons verplicht gegevens anders te verwerken, laten we het je eerst weten, tenzij die wet dat verbiedt.

Vertrouwelijkheid

Iedereen bij ons die bij de gegevens kan, is tot geheimhouding verplicht en raakt ze alleen aan wanneer het werk dat vraagt.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder:

• Overal versleutelde verbindingen (HTTPS).
• Agendatokens en verificatiegeheimen versleuteld opgeslagen; wachtwoorden alleen als hash.
• Verificatie in twee stappen voor eigenaars en beheerders, en toegang tot de servers alleen voor wie ze beheert.
• De gegevens van elk bedrijf gescheiden door toegangsregels die bij elk verzoek gecontroleerd worden.
• Dagelijkse back-ups, bewaard in de EU.
• Beveiligingsupdates die snel geïnstalleerd worden.

Subverwerkers

Je geeft algemene toestemming voor de subverwerkers hieronder. We laten eigenaars van een account minstens 30 dagen vooraf per e-mail weten wanneer we er een toevoegen of vervangen; je kunt bezwaar maken, en als we er niet uitkomen, kun je je abonnement beëindigen. Elke subverwerker heeft dezelfde plichten voor gegevensbescherming, en wij blijven voor hen verantwoordelijk.

• ZAP-Hosting GmbH (Duitsland): hosting, in de Europese Unie (Nederland).
• Cloudflare: het netwerk voor de site en bescherming tegen aanvallen.
• Emailit: verzenden van e-mail.
• OpenFreeMap: kaarttegels; het ziet het IP-adres van wie een kaart laadt.
• Google: agendasynchronisatie, alleen voor medewerkers die Google Agenda koppelen.

Je helpen

We helpen je zo goed we kunnen om verzoeken te beantwoorden van mensen die hun rechten gebruiken (bijvoorbeeld om hun gegevens in te zien, te verbeteren of te wissen), en bij beveiliging, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en vragen van toezichthouders voor zover ze ons deel betreffen.

Datalekken

Als een lek je gegevens raakt, laten we het je zonder onnodige vertraging weten, en binnen 48 uur nadat we het ontdekken, met wat we dan weten, zodat je je eigen termijn van 72 uur haalt.

Als je account stopt

Wanneer je account wordt afgesloten, wissen we je gegevens binnen 30 dagen, tenzij een wet ons verplicht ze te bewaren. Tot dan kun je een kopie vragen via het contactformulier.

Informatie en audits

We geven je de informatie die je nodig hebt om aan te tonen dat we deze plichten nakomen, en laten een audit toe door jou of een auditor die je kiest, met redelijke aankondiging en hoogstens één keer per jaar, tenzij een lek of een toezichthouder meer vraagt.

Gegevens buiten de EU

We zijn een bedrijf in Canada, waarvan de Europese Commissie erkent dat het persoonsgegevens passend beschermt. Je gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie (Nederland). Subverwerkers buiten de EU en Canada werken onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Aansprakelijkheid en recht

De aansprakelijkheid is zoals in de algemene voorwaarden, en deze overeenkomst volgt hetzelfde recht. Niets erin beperkt de rechten die mensen hebben onder de AVG.