Privacybeleid

Wie we zijn

Qouh wordt aangeboden door 12651696 Canada Inc., 6 Topbank Drive, Toronto, ON M9W 7C2, Canada, Canadees ondernemingsnummer 787777861, Ontarische vennootschap nr. 003272655 (“wij”). Vragen over privacy: gebruik het contactformulier.

Onze rol

Voor de accounts van bedrijven en hun medewerkers, en voor deze website, beslissen wij wat er met de gegevens gebeurt: wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke. De gegevens van de eigen klanten van een bedrijf (die via zijn boekingspagina boeken) zijn van dat bedrijf: het is de verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerken ze in zijn opdracht, alleen om de dienst te leveren. De verwerkersovereenkomst legt uit hoe.

Wat we verzamelen

Alleen wat de dienst nodig heeft:

• Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (opgeslagen als hash), instellingen voor tweestapsverificatie (geheimen versleuteld), taal en tijdzone.
• Werkinstellingen: vertrekadres, werktijden en afspraaktypes.
• Klanten en boekingen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en de plaats op de kaart, tijdstippen, notities en de taal van de boeking.
• Agenda, alleen als je Google Agenda koppelt: je bezette momenten en de afspraken die wij aanmaken. Toegangssleutels worden versleuteld opgeslagen.
• Facturatie: je abonnement en de status ervan. Betalingen lopen via Stripe; wij zien en bewaren nooit kaartnummers.
• Berichten aan ons: wat je in het contactformulier schrijft (naam, e-mailadres, bedrijf en bericht), bewaard in onze mailbox zolang we het nodig hebben om je te antwoorden.
• Bezoeken aan de website: we tellen bezoeken aan deze website zelf, zonder cookies en zonder je IP-adres op te slaan. We bewaren de pagina, de website waar je vandaan kwam, je land, het soort apparaat en een code die elke dag verandert, zodat een bezoeker één keer per dag geteld wordt maar later nooit herkend. Deze tellingen bewaren we 400 dagen.
• Routeplanner: als je op deze website een route plant, bewaren we je IP-adres 3 maanden, met je land en het soort apparaat, om misbruik van de gratis planner tegen te gaan. De adressen die je typt, bewaren we niet.
• Technisch: IP-adres en browser in de serverlogs, je pushabonnement als je meldingen aanzet, en hoe deze website gebruikt wordt (zie het cookiebeleid).

Gegevens uit Google Agenda

Als je Google Agenda koppelt, lezen we de begin- en eindtijden en de locaties van je afspraken, nooit hun titels of beschrijvingen, zodat klanten geen momenten boeken waarop je bezet bent. We zetten je geboekte bezoeken in je agenda en passen ze aan of halen ze weg als ze verschuiven of geannuleerd worden. We gebruiken deze gegevens alleen voor deze functies: we verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor reclame en delen ze met niemand anders, en mensen lezen ze alleen als je ons om hulp vraagt of de wet het verplicht. “Ontkoppelen” onder Instellingen → Agenda verwijdert onze toegang en alle bezette momenten die we kopieerden. Ons gebruik en doorgeven van informatie die we van Google-API’s ontvangen, volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Waarom en op welke grond

Om de dienst te leveren waarvoor je een account aanmaakte (uitvoering van een overeenkomst): boekingen, routes, agendasynchronisatie, bevestigingen en herinneringen. Om accounts en de dienst veilig te houden (gerechtvaardigd belang). Om facturen en boekhouding te bewaren (wettelijke verplichting). We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame. Om te zien hoe deze website gebruikt wordt en ze te verbeteren (gerechtvaardigd belang voor bezoekerstellingen zonder cookies; je toestemming voor sessieopnames).

Wie gegevens ontvangt

Alleen deze diensten, elk voor hun eigen deel van het werk:

• Hosting: ZAP-Hosting GmbH (Duitsland), met de gegevens opgeslagen in de Europese Unie (Nederland).
• Netwerk en bescherming: Cloudflare brengt het verkeer naar deze site en beschermt ze tegen aanvallen, en ziet dus je IP-adres.
• Spambescherming: als ze aanstaat, controleert Google reCAPTCHA het registratie- en contactformulier en de routeplanner op de website op automatisch gebruik, zodat Google je IP-adres en gegevens over je browser en je gebruik van het formulier ontvangt.
• Verzenden van e-mail: Emailit.
• Betalingen: Stripe.
• Google, alleen als je Google Agenda koppelt.
• Kaarten: OpenFreeMap levert de kaarttegels en ziet dus je IP-adres wanneer een kaart laadt.
• Bezoekersstatistieken: onze eigen statistieksoftware op onze eigen server; niemand anders ontvangt ze.
• Sessieopnames, alleen als je ze op deze website toestaat: Microsoft Clarity, zodat Microsoft je IP-adres, browsergegevens en je gebruik van de pagina’s ontvangt.
• Meldingen: de pushdienst van je browser (bijvoorbeeld Apple, Google of Mozilla) bezorgt ze versleuteld.

Gegevens buiten de EU

We zijn een bedrijf in Canada. De Europese Commissie heeft beslist dat Canada persoonsgegevens passend beschermt voor bedrijven zoals het onze, dus gegevens mogen zonder extra waarborgen van de EU naar ons gaan. Je gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie (Nederland). Stripe, Google, Cloudflare en Microsoft kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken; dat doen ze onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang we gegevens bewaren

Account- en klantgegevens bewaren we zolang het account bestaat en we verwijderen ze nadat het is afgesloten. Facturatiegegevens bewaren we zolang de boekhoudwet dat vraagt. Serverlogs bewaren we een beperkte tijd, voor de veiligheid.

Je rechten

Je kunt vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren of te wissen, het gebruik te beperken of er bezwaar tegen te maken, en ze in een bruikbaar formaat te krijgen. Gebruik het contactformulier. Klanten van een bedrijf dat Qouh gebruikt, kunnen zich het best eerst tot dat bedrijf wenden. Je kunt ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van je land (in België: de Gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be; in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiliging

Verbindingen lopen over HTTPS, medewerkers kunnen tweestapsverificatie gebruiken, en agendasleutels en verificatiegeheimen worden versleuteld opgeslagen.

Wijzigingen

Als dit beleid wijzigt, passen we de datum bovenaan aan en brengen we accounteigenaars per e-mail op de hoogte van belangrijke wijzigingen.