Privacybeleid

Wie we zijn

Qouh wordt aangeboden door 12651696 Canada Inc., 6 Topbank Drive, Toronto, ON M9W 7C2, Canada, Canadees ondernemingsnummer 787777861, Ontarische vennootschap nr. 003272655 (“wij”). Vragen over privacy: gebruik het contactformulier.

Onze rol

Voor de accounts van bedrijven en hun medewerkers, voor deze website en voor de bedrijven die we mailen, beslissen wij wat er met de gegevens gebeurt: wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke. De gegevens van de eigen klanten van een bedrijf (die via zijn boekingspagina boeken) zijn van dat bedrijf: het is de verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerken ze in zijn opdracht, alleen om de dienst te leveren. De verwerkersovereenkomst legt uit hoe.

Wat we verzamelen

Alleen wat de dienst nodig heeft:

• Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (opgeslagen als hash), instellingen voor tweestapsverificatie (geheimen versleuteld), taal en tijdzone, en het telefoonnummer dat je achterlaat als je gebeld wilt worden over het instellen (alleen voor dat gesprek gebruikt).
• Werkinstellingen: vertrekadres, werktijden en afspraaktypes.
• Klanten en boekingen: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en de plaats op de kaart, tijdstippen, notities en de taal van de boeking.
• Agenda, alleen als je Google Agenda koppelt: je bezette momenten en de afspraken die wij aanmaken. Toegangssleutels worden versleuteld opgeslagen.
• Facturatie: je abonnement en de status ervan. Betalingen lopen via Stripe; wij zien en bewaren nooit kaartnummers.
• Berichten aan ons: wat je in het contactformulier schrijft (naam, e-mailadres, bedrijf en bericht), bewaard in onze mailbox zolang we het nodig hebben om je te antwoorden, en 12 maanden in ons systeem zodat ons team het kan opvolgen.
• Bezoeken aan de website: we tellen bezoeken aan deze website zelf, zonder cookies en zonder je IP-adres op te slaan. We bewaren de pagina, de website of campagnelink waar je vandaan kwam, je land, regio en plaats (zoals ons contentnetwerk die uit je netwerkadres afleidt), het soort apparaat, de browser- en besturingssysteemfamilie en een code die elke dag verandert, zodat een bezoeker één keer per dag geteld wordt maar later nooit herkend. Maak je dezelfde dag een account aan, dan noteren we daarbij via welke campagnelink van ons of via de routeplanner je kwam. Deze tellingen bewaren we 400 dagen. We noteren ook waar op een pagina geklikt wordt, welke link of knop met een naam werd aangeklikt en hoe ver de pagina gescrold werd, met alleen de pagina en het soort apparaat, zodat we zien waar de website onduidelijk is; dit wordt 90 dagen bewaard en kan niet aan jou of je andere bezoeken gekoppeld worden.
• Routeplanner: als je op deze website een route plant, bewaren we je IP-adres 3 maanden, met je land en het soort apparaat, om misbruik van de gratis planner tegen te gaan. De adressen die je typt, bewaren we niet.
• Sessieopnames, alleen als je ze op deze website toestaat: wat er gebeurt op de pagina's die je opent (klikken, scrollen, muisbewegingen en de pagina zelf, met alles wat je typt verborgen), met je land en het soort apparaat en browser, 30 dagen bewaard op onze eigen server. Er wordt geen IP-adres bij bewaard.
• Onze advertenties, alleen als je het op deze website toestaat: de pixel van Meta noteert welke pagina’s je opent en wanneer je een route plant, en maak je daarna een account aan, dan laten we dat Meta weten, met je e-mailadres in versleutelde (gehashte) vorm, je IP-adres en je browser, zodat Meta het kan koppelen aan de advertentie die je zag. Niets uit de app, je klanten of je boekingen wordt ooit doorgestuurd.
• Technisch: IP-adres en browser in de serverlogs, je pushabonnement als je meldingen aanzet, welke pagina’s van de app je account opent (geteld per account, niet per persoon, 400 dagen bewaard), en hoe deze website gebruikt wordt (zie het cookiebeleid).
• Wachtlijst per land: wat je invult op de pagina “jouw land” (naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam, land, staat of provincie, gemeente, vak, teamgrootte en, als je die geeft, een telefoonnummer), alleen gebruikt om je te laten weten wanneer we daar starten en om te kiezen waar we hierna starten, bewaard tot we je dat lieten weten en hoogstens 24 maanden. Reserveer je een plek, dan verwerkt onze betaalprovider de betaling en bewaren wij alleen dat ze betaald of terugbetaald is en het bedrag.

Gegevens uit Google Agenda

Als je Google Agenda koppelt, lezen we de begin- en eindtijden en de locaties van je afspraken, nooit hun titels of beschrijvingen, zodat klanten geen momenten boeken waarop je bezet bent. We zetten je geboekte bezoeken in je agenda en passen ze aan of halen ze weg als ze verschuiven of geannuleerd worden. We gebruiken deze gegevens alleen voor deze functies: we verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor reclame en delen ze met niemand anders, en mensen lezen ze alleen als je ons om hulp vraagt of de wet het verplicht. “Ontkoppelen” onder Instellingen → Agenda verwijdert onze toegang en alle bezette momenten die we kopieerden. Ons gebruik en doorgeven van informatie die we van Google-API’s ontvangen, volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Bedrijven die we mailen

We kunnen bedrijven mailen die Qouh kunnen gebruiken, op een zakelijk adres dat ze zelf publiceren, over hun eigen werk. Schreven we jou, dan is dit wat we bewaren en waarom, ook al gaf je ons die gegevens niet zelf:

• Wat we bewaren: je naam en functie als het bedrijf ze publiceert, het zakelijke e-mailadres, de naam, gemeente, sector en website van het bedrijf, waar we het adres vonden, en de e-mails die we stuurden met je antwoorden. We houden niet bij of je onze e-mails opent.
• Waar we het vonden: openbare bedrijfsvermeldingen zoals Google Maps, de eigen website en socialemediapagina’s van het bedrijf, diensten met bedrijfsgegevens die zulke openbare vermeldingen verzamelen, en mensen die tegen een commissie bedrijven voor ons zoeken. Elke e-mail zegt waar we je adres vonden.
• Waarom: om onze dienst aan te bieden aan bedrijven die hem kunnen gebruiken (ons gerechtvaardigd belang om ze te bereiken). We schrijven alleen naar zakelijke adressen, volgen de regels van elk land voor ongevraagde e-mail en sturen hoogstens drie e-mails.
• Wie het ontvangt: de diensten met bedrijfsgegevens, de schrijfassistent die ons helpt elke e-mail op te stellen (een mens leest en keurt elke e-mail goed voor ze vertrekt) en de verzenddienst voor e-mail die we gebruiken, die allemaal onder contract voor ons werken; en heeft iemand je bedrijf voor ons gevonden, dan hoort die of het klant werd, voor de commissie.
• Hoe lang: 12 maanden na onze laatste e-mail, tenzij je antwoordt dat je interesse hebt (dan zoals bij elk account of contactbericht). Zeg je nee, dan bewaren we alleen je e-mailadres op onze lijst van wie we niet meer mailen, zodat we je nooit meer schrijven.
• Nee zeggen: antwoord “nee” op een van onze e-mails of gebruik het contactformulier. Het is gratis en we stoppen meteen. Ook de rechten hieronder gelden.

Waarom en op welke grond

Om de dienst te leveren waarvoor je een account aanmaakte (uitvoering van een overeenkomst): boekingen, routes, agendasynchronisatie, bevestigingen en herinneringen. Om accounts en de dienst veilig te houden (gerechtvaardigd belang). Om facturen en boekhouding te bewaren (wettelijke verplichting). We verkopen geen gegevens. Om te zien hoe deze website gebruikt wordt en ze te verbeteren (gerechtvaardigd belang voor bezoekerstellingen zonder cookies; je toestemming voor sessieopnames). Om te meten welke van onze advertenties op Facebook en Instagram bezoeken en aanmeldingen opleveren (je toestemming, gevraagd op deze website). Om bedrijven te mailen die onze dienst kunnen gebruiken (gerechtvaardigd belang; zie “Bedrijven die we mailen”).

Wie gegevens ontvangt

Alleen deze diensten, elk voor hun eigen deel van het werk:

• Hosting: ZAP-Hosting GmbH (Duitsland), met de gegevens opgeslagen in de Europese Unie (Nederland).
• Netwerk en bescherming: Cloudflare brengt het verkeer naar deze site en beschermt ze tegen aanvallen, en ziet dus je IP-adres.
• Spambescherming: als ze aanstaat, controleert Google reCAPTCHA het registratie- en contactformulier en de routeplanner op de website op automatisch gebruik, zodat Google je IP-adres en gegevens over je browser en je gebruik van het formulier ontvangt.
• Verzenden van e-mail: Emailit.
• Betalingen: Stripe.
• Google, alleen als je Google Agenda koppelt.
• Kaarten: OpenFreeMap levert de kaarttegels en ziet dus je IP-adres wanneer een kaart laadt.
• Bezoekersstatistieken: onze eigen statistieksoftware op onze eigen server; niemand anders ontvangt ze.
• Sessieopnames, alleen als je ze op deze website toestaat: Microsoft Clarity, zodat Microsoft je IP-adres, browsergegevens en je gebruik van de pagina’s ontvangt.
• Het meten van onze advertenties, alleen als je het op deze website toestaat: Meta Platforms Ireland Ltd. Voor wat de pixel op onze pagina’s verzamelt en de aanmelding die we doorgeven, zijn Meta en wij gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken; Meta gebruikt die gegevens volgens zijn eigen privacybeleid, waarin ook staat hoe je je rechten bij Meta uitoefent. Je trekt je toestemming op elk moment in via het cookiebeleid.
• Meldingen: de pushdienst van je browser (bijvoorbeeld Apple, Google of Mozilla) bezorgt ze versleuteld.

Waar je gegevens naartoe gaan

We zijn een bedrijf in Canada. De Europese Commissie heeft beslist dat Canada persoonsgegevens passend beschermt voor bedrijven zoals het onze, dus gegevens mogen zonder extra waarborgen van de EU naar ons gaan. Je gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie (Nederland). Voor organisaties in het Verenigd Koninkrijk geldt de UK GDPR; het Verenigd Koninkrijk erkent dat de EU en Canada persoonsgegevens passend beschermen. Voor organisaties in Canada geldt de Canadese Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) voor de persoonsgegevens die wij verwerken, ook terwijl ze buiten Canada zijn opgeslagen. Stripe, Google, Cloudflare, Microsoft en Meta kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken; dat doen ze onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De diensten met bedrijfsgegevens en de verzenddienst voor e-mail die we voor zakelijke contacten gebruiken, kunnen gegevens buiten de EU verwerken; we gebruiken alleen diensten die dat doen onder een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang we gegevens bewaren

Account- en klantgegevens bewaren we zolang het account bestaat en we verwijderen ze nadat het is afgesloten. Facturatiegegevens bewaren we zolang de boekhoudwet dat vraagt. Serverlogs bewaren we een beperkte tijd, voor de veiligheid.

Je rechten

Je kunt vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren of te wissen, het gebruik te beperken of er bezwaar tegen te maken, en ze in een bruikbaar formaat te krijgen. Gebruik het contactformulier. Klanten van een bedrijf dat Qouh gebruikt, kunnen zich het best eerst tot dat bedrijf wenden. Je kunt ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van je land (in België: de Gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be; in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl; in het Verenigd Koninkrijk: het Information Commissioner’s Office, ico.org.uk; in Canada: het Office of the Privacy Commissioner of Canada, priv.gc.ca).

Beveiliging

Verbindingen lopen over HTTPS, medewerkers kunnen tweestapsverificatie gebruiken, en agendasleutels en verificatiegeheimen worden versleuteld opgeslagen.

Wijzigingen

Als dit beleid wijzigt, passen we de datum bovenaan aan en brengen we accounteigenaars per e-mail op de hoogte van belangrijke wijzigingen.